Esforço conjunto da CGR, DAF e SEAR para identificação, mapeamento, análise e modelagem dos processos de trabalho do DCF, concluído na última quarta-feira, 18 de julho de 2018, tornou possível a automatização de atividades que costumavam demandar dias de trabalho, todos os meses, para servidores do DCF.

O estudo dos procedimentos, além de estruturar o fluxo de informação de forma eficiente, eliminou tarefas de logística e facilitou a nova visão e organização do Departamento de Contabilidade e Finanças e a orientação aos participantes de cada processo, bem como o planejamento de novos passos para o melhoramento contínuo das atividades da unidade.

Uma das soluções encontradas e implantadas com ganhos imediatos foi a automatização das tarefas que atendem ao artigo 116 da Lei nº 8.666/93, que em seu quarto parágrafo, exige a aplicação mensal dos saldos excedentes de convênios. Com o controle financeiro de mais de 90 convênios em mãos, o DCF costumava gastar em torno de 3 dias úteis de digitação para realizar os devidos lançamentos no sistema SIAFI. Agora as atividades são realizadas em segundos, aproveitando os dados já existentes nos controles realizados, economizando cerca de 36 dias de trabalho ao ano para os servidores envolvidos, agilizando as demais tarefas realizadas por estes.

Ainda como resultado do estudo, foram identificados diversos pontos de melhoria aplicáveis às atividades, alguns destes facilitados pela adoção do sistema SEI em etapas dos procedimentos.